Virtuele werkplek: betekenis, voordelen en tips

Virtuele werkplek: wat is dat nu precies? 

Een virtuele werkplek is een goed afgeschermde en gecontroleerde omgeving om in te werken. De programma’s en gegevens worden vanuit één plek en centraal beheerd. Alle virtuele werkplekken binnen een bedrijf zijn verbonden aan dat hoofddomein, de virtuele server. Ze hebben allemaal toegang tot een bepaalde opslaglocatie. Zo kunnen medewerkers samenwerken aan documenten, presentaties en werken in specifieke programma’s terwijl ze niet samen op kantoor zitten. Het is belangrijk dat de medewerkers goed snappen dat ze niet lokaal, op hun eigen laptop of computer, bestanden en programma’s moeten opslaan. Dan gaat het idee van een virtuele werkplek verloren door versnippering van de data.

Voordelen van een virtuele werkplek

Met behulp van een virtuele werkplek kun je altijd en overal werken. Dat betekent dat een bedrijf veel en veel flexibeler is en beter kan inspelen op onverwachte situaties. Heeft iemand een ziek kindje thuis, dan kan het personeelslid gewoon thuis werken. Is er een ongeluk gebeurd op de weg, dan kun je vanuit huis opstarten. Is er na werktijd een werkgerelateerd probleem of calamiteit? Dan kun je dat gewoon oplossen vanuit huis!

Onnodig in de file voor werkzaamheden die je ook goed thuis kunt verrichten, is niet meer nodig. Geen onnodige reiskosten als personeel prima thuis kan werken en geen overvolle parkeerplaatsen op kantoor. Het is natuurlijk ook veel beter voor het milieu, als er minder verkeer op de weg is. Tegenwoordig is flexibiliteit iets dat door zowel werkgever als werknemer meer en meer gewaardeerd wordt. Werk en privé kunnen makkelijker gecombineerd worden wanneer medewerkers niet op een bepaalde tijd op kantoor moeten zijn. Omdat medewerkers zelf kunnen kiezen wanneer ze werken, kunnen ze werken als ze het meest productief zijn.

Nadelen van een virtuele werkplek

Ondanks dat een virtuele werkplek een complete virtuele desktop is en de verandering hierdoor meevalt, vraagt het wel iets van de gebruiker. Je moet een beetje kennis en interesse hebben in de nieuwe technologieën. Als medewerkers al 20 jaar op dezelfde manier werken dan kan het flexibiliteit vergen om te wennen aan een nieuwe manier van werken.

Een ander nadeel is de investering die erbij komt kijken. Want wanneer jouw bedrijf nog gebruik maakt van losse computerkasten met beeldschermen dan kan daarmee niet op een andere locatie gewerkt worden. Je zult laptops beschikbaar moeten stellen aan je personeel, zodat ze thuis of op een andere locatie een virtuele werkplek kunnen inrichten. Dat brengt natuurlijk kosten met zich mee. Wil je niet het hele bedrijf tegelijkertijd laptops geven dan kun je dat natuurlijk prima in stapjes doen. Geef bijvoorbeeld elke afdeling een aantal laptops die gedeeld kunnen worden of vervang kapotte computers door laptops. Een andere oplossing kan zijn dat je medewerkers vraagt hun privé laptop of computer te gebruiken voor het werk en dat je ze een thuiswerk vergoeding geeft in ruil daarvoor. 

Houd ook rekening met de telefoons. Misschien werkt jouw bedrijf nog met een vaste telefoon per afdeling of per persoon. Deze vaste lijnen moeten worden doorgeschakeld naar mobiele telefoons. Naast bellen kun je met smartphones natuurlijk nog veel meer. Zo kun je mail, agenda en andere apps op de smartphones installeren, zodat jouw medewerkers nog makkelijker op afstand kunnen werken. 

Naast de kosten voor (extra) apparatuur heb je natuurlijk ook software nodig waardoor de medewerkers thuis of op locatie toegang hebben tot hun eigen digitale werkomgeving. Je moet de thuiswerkomgeving goed inrichten en daar zijn verschillende mogelijkheden voor. 

Hoe richt je een virtuele werkplek in? 

Een virtuele werkplek kun je op veel manieren inrichten. De basis is een device met internet, in combinatie met de cloud. Je kunt tablets uitdelen aan het personeel om daarmee incidenteel thuis te werken. Maar wanneer medewerkers één of meerdere dagen per week thuiswerken is een laptop handiger. Ook een smartphone is essentieel, zodat iedereen altijd goed telefonisch bereikbaar is. 

Er zijn veel aanbieders die een softwarepakket aanbieden dat werkt via een public cloud. Je kiest een pakket met programma’s dat het meest geschikt is voor jouw bedrijf. Bijna altijd zitten daar de programma’s in waarmee je kunt mailen, teksten bewerken, presentaties maken, videobellen en bestanden opslaan. Voorbeelden van dit soort aanbieders zijn G Suite van Google en Microsoft 365. Vaak worden dit soort standaard oplossingen gebruikt door startups, kleine bedrijven, freelancers en zzp’ers. 

Heb je een groot bedrijf waarbij verschillende afdelingen gebruik maken van verschillende grote programma’s of wordt er bijvoorbeeld gewerkt met extreem gevoelige informatie, dan kun je ook zelf een stukje cloud inrichten met de specifieke programma’s in combinatie met extra veiligheidsmaatregelen. Dit type cloud noemen we private cloud. 

Lees meer over het verschil tussen private en public cloud. 

Het kiezen van het type cloud hangt ook af van het soort programma’s dat op de virtuele werkplek gebruikt moeten worden. De programma’s die gebruikt worden zijn natuurlijk ook weer afhankelijk van de functie van de medewerker. Gelukkig kan er tegenwoordig steeds meer en ook zware programma’s, zoals foto- en videobewerking programma’s, kunnen via de cloud opgeroepen worden om via de virtuele werkplek te gebruiken. Ook zijn steeds meer programma’s bezig met een cloud versie van het programma. Zo wordt het steeds makkelijker om de ideale virtuele werkplek te creëren. 

Tips voor de perfecte virtuele werkplek

We hebben nog een aantal extra tips voor je verzameld, om de virtuele werkplekken zo goed en veilig mogelijk in te kunnen richten. 

• Doe vooraf onderzoek door aan medewerkers te vragen op welke manier ze hun ideale virtuele werkplek voor zich zien. Doe dit vooraf maar ook tussentijds, zodra er virtueel gewerkt wordt wil je immers weten hoe het gaat en wat er beter kan. Je wilt natuurlijk dat jouw medewerkers fijn kunnen werken en zo productief mogelijk zijn. 
• Zorg voor een goede beveiliging en maak mensen bewust van gevaren. Zorg ervoor dat niemand op hun eigen laptop of computer (lokaal) bestanden opslaat om versnippering te voorkomen. Je wilt ten alle tijden voorkomen dat er gegevens verloren gaan. 
• Geef een goede introductietraining over het nieuwe werken. Niet alleen hoe de systemen werken maar ook hoe medewerkers zo efficiënt mogelijk op een andere locatie kunnen werken. 
• Zorg voor een helpdesk. Wanneer medewerkers ’s ochtends thuis in willen loggen en het lukt niet dan moet er iemand bereikbaar zijn die direct op afstand kan helpen. 
• Denk goed na over de beveiliging. De virtuele werkplekken moeten goed beveiligd zijn. Dit kan bijvoorbeeld door middel van tweestapsverificatie, waarbij na het opgeven van een wachtwoord een code naar de smartphone verstuurd wordt en die ingevoerd dient te worden voordat de virtuele werkplek beschikbaar is. 
• Zorg ook voor regelmatige online back-up (bijvoorbeeld via de cloud) en stel in welke personen toegang hebben tot welke gegevens. 

Ook een virtuele werkplek inrichten? 

Zou je met jouw bedrijf ook graag meer locatie-onafhankelijk gaan werken, waardoor medewerkers flexibeler zijn, de file minder wordt en de parkeerdruk afneemt? Of wil je juist online werken zodat iedereen beter bereikbaar is en minder stress ervaart doordat ze werk en privé beter kunnen combineren? Wat jouw overwegingen ook zijn, een virtuele werkplek kan helemaal op jouw wensen en behoeften worden ingericht. Neem contact met ons op voor een vrijblijvend advies. We denken graag met je mee en houden van een uitdaging.