Overstappen naar de Cloud van A tot Z: uitleg, voordelen, nadelen en tips

Wat is ‘de cloud’?

Werken in de cloud is een andere benaming voor online werken. Je kunt dit op verschillende manieren doen. Zo kun je de hele werkomgeving online plaatsen, zodat je alles online doet. Je kunt er ook voor kiezen om alleen bestanden op te slaan in de cloud. Of je kiest voor een combinatie. Ook is het mogelijk om cloud diensten zoals een bepaalde software af te nemen. De software kan op die manier gemakkelijk door verschillende personen op verschillende computers worden gebruikt. 

De mogelijkheden zijn eigenlijk oneindig. Het fijne van werken in de cloud is dat je dit in stappen kunt doen. Je hoeft niet direct alle werkprocessen in de cloud te hangen, alhoewel dat natuurlijk wel mogelijk is.

‘De cloud’ bestaat eigenlijk niet. Binnen de cloud zijn er verschillende type diensten die je kunt gebruiken. Zo heb je een private en een public cloud. Of je kunt kiezen voor een combinatie van deze twee (een hybrid cloud).

Voordelen en nadelen

Het grootste voordeel van een cloudoplossing is dat je het altijd overal kunt oproepen wanneer je internet hebt. Het maakt daarbij niet uit welke computer of laptop je gebruikt. De integratie van cloudoplossingen in een bedrijf is heel schaalbaar. Je hoeft niet in een keer alles over te zetten, het kan stap voor stap. Dat geldt ook voor het aanmaken en verwijderen van nieuwe werkomgevingen voor collega’s, je kunt namelijk makkelijk meer of minder online opslagruimte afnemen. Daarnaast is de cloud een goede plek voor het maken van back-ups.  

Nadelen van cloudoplossingen zijn er ook. Zo kun je niet altijd gebruik maken van deze oplossing, bijvoorbeeld wanneer je met zeer gevoelige informatie werkt die je liever op eigen servers hebt staan. Of wanneer je zelf ontwikkelde applicaties gebruikt die op je eigen server staan.

Cloud versus on-premise

De oudere, bekendere manier van werken noemen we on-premise. Hierbij werk je lokaal en sla je bestanden en programma’s op je eigen server op. Het voordeel hiervan is dat je niet afhankelijk bent van internet en de snelheid van het internet. Wanneer je vaak met grote (grafische) bestanden werkt zullen die bestanden sneller worden opgeroepen omdat ze op de eigen server staan en het ‘lijntje’ daarom korter is.

Natuurlijk zijn er ook nadelen van het on-premise werken. Wanneer je veel thuis of op andere externe locaties werkt (remote), zal dit trager werken dan wanneer je op kantoor (lokaal) werkt. Ook is het minder schaalbaar. Een ander gevaarlijk nadeel is dat de meeste bedrijven niet zijn ingericht met specifieke datacenter voorzieningen. Daarmee bedoelen we bijvoorbeeld inbraakpreventie, noodstroomvoorzieningen en toegangscontrole. Daardoor is de vraag of on-premise veiliger is dan werken in de cloud.

Download E-book ‘Overstappen op de Cloud’ boordevol tips en opstekers voor tijdens je overstap!

Stappenplan Cloud migratie

Er komen waarschijnlijk veel vragen op je af wanneer je besluit over te stappen naar de cloud. Niet alleen jijzelf hebt vragen, maar ook jouw omgeving zoals collega’s en samenwerkingspartners. Om meer overzicht te krijgen in dit proces, hebben we een stappenplan gemaakt.

Stap 1: bedenk wat je precies in de cloud wilt gaan zetten
De eerste stap is bedenken wat je nou eigenlijk precies wilt bereiken met de cloudoplossing en wat je dus precies in de cloud gaat zetten. Zet op papier welke processen wel of niet in de cloud gaan en waarom.

Stap 2: bepaal hoe de cloudoplossing in de huidige ICT omgeving past
Wanneer je duidelijk weet wal wel en niet gaat verhuizen naar de online cloud omgeving kun je inzichtelijk maken hoe de nieuwe ICT omgeving er uit gaat zien.

Stap 3: bekijk wie er gemoeid zijn bij deze verandering
Het kan heel spannend zijn voor collega’s en samenwerkingspartners om over te stappen naar de cloud. Sommige mensen werken misschien al tientallen jaren op dezelfde, vertrouwde manier en zijn daarom een beetje angstig voor de nieuwe werkvormen. Probeer daarom een cursus en/of vragenmiddag te organiseren. Zo kan iedereen zijn vragen bespreekbaar maken en krijg je meer inzicht in waar collega’s tegenaan denken te lopen. Het kost tijd om aan de nieuwe werkvormen gewend te raken, zeker als mensen al tientallen jaren een zelfde manier van werken gewend zijn.

Stap 4: ontdek welke kennis en partners nodig zijn
Het hele traject ga je niet alleen kunnen doen. Er zijn specialisten die dit hele project sneller, makkelijker en veiliger kunnen laten verlopen. Bekijk welke partners jou hierbij kunnen helpen en ga gesprekken aan om te ontdekken hoe kundig deze partijen zijn. Bereid je goed voor en stel kritische vragen.

Stap 5: houd rekening met speciale wet- en regelgeving voor gegevens van jouw organisatie
Veel bedrijven moeten rekening houden met wet- en regelgeving voor bijvoorbeeld het opslaan van (patiënten)gegevens, gebruikersgegevens of andere gevoelige persoonlijke informatie. Bekijk goed waar je rekening mee moet houden en of dit mogelijk is met de gekozen cloudoplossing.

Stap 6: beslis hoeveel tijd en energie het overstappen mag kosten
Het overstappen zelf neemt tijd in beslag. Daarnaast kost het ook tijd om te wennen aan de nieuwe manier van werken. Calculeer dus goed hoeveel tijd dit alles mag kosten. Specialisten kunnen per situatie precies aangeven hoeveel tijd het zal kosten om over te stappen. Het voordeel van cloudoplossingen is bovendien dat overstappen in fases kan gaan.

Stap 7: blijf evalueren
Het is super belangrijk om kritisch te zijn en blijven. Ook na de overstap. Blijf dus evalueren hoe het werken met de nieuwe cloudoplossing gaat. Zo houd je jezelf en jouw bedrijf op scherp. Want een van de voordelen van werken in de cloud is bovendien dat het steeds blijft ontwikkelen. Er zijn steeds meer en betere technieken beschikbaar om te werken in de cloud.

Tips voor een succesvolle overstap

We hebben nog een aantal extra tips voor een succesvolle overstap naar werken in de cloud.

Creëer een projectteam
Om zo goed mogelijk in kaart te brengen welke processen er gaan veranderen is het slim om een projectteam samen te stellen waar van elke afdeling minimaal één persoon in zit. Zo krijg je zelfs de kleinste veranderingen in kaart en zie je niets over het hoofd.

Faseer de overstap naar de perfecte cloudoplossing.
Het liefst zou je misschien de gehele ICT infrastructuur in één keer verhuizen naar de cloud. Slimmer is om eerst ervaring op te bouwen met de cloud. Wanneer je de ICT infrastructuur in fases verplaatst naar de cloud is het overzichtelijker voor jezelf én de eindgebruikers.

Denk vanuit de eindgebruiker
Het is essentieel om draagvlak te hebben in de organisatie voor deze grote verandering. Interne communicatie is dus erg belangrijk. Bovendien, wanneer je jouw medewerkers informeert over de aanstaande wijzigingen kunnen ze misschien wel handige input geven.

Aan de slag: Download ons E-book!

Er komt ontzettend veel kijken bij de overstap en je wilt dat het soepel verloopt. Het is daarom belangrijk om goed voorbereid te zijn. Maar hoe doe je dat? Download ons E-book vol tips en opstekers die je niet mag missen tijdens je overstap!