23 beste tools en oplossingen voor online samenwerken

Hoe kies je de beste tools voor online samenwerken?

Online samenwerken kan in verschillende vormen. Je kunt er voor kiezen om een complete tool set te implementeren, waarmee je alles online doet. Een voorbeeld daarvan is Office365 of G-suite. Daarbij gebruik je programma’s om bestanden te verwerken, je kunt documenten opslaan, mailboxen gebruiken, agenda’s beheren, chatten en videobellen.

Je kunt, in plaats van een complete tool set, ook één of meerdere tools kiezen waarmee je online samenwerkt. Denk dan aan een chat tool, projectplanning tool of een tool waarmee je bestanden kunt delen. Het is ook goed om na te denken of je afhankelijk wil zijn van een online (cloud) tool(set) of dat je liever een programma in eigen beheer hebt. Bekijk hieronder welke tools in onze top 23 staan. 

Complete tool sets

 

1. Office 365

Waarschijnlijk ken je Office al wel van de programma’s zoals Outlook, Word, Excel en PowerPoint. Ook het mailprogramma Hotmail is bekend bij de meeste consumenten. Elk bedrijf heeft een mailbox zoals Outlook of een tekstverwerkingsprogramma zoals Word nodig en de meeste bedrijven maken ook regelmatig presentaties met PowerPoint.

Met Office 365 heb je alle benodigde programma’s plus een online opslagplaats in de cloud (ideaal voor het doen van cloud back-ups) voor een vast bedrag per maand. Je hoeft dus niet meer alle programma’s los aan te schaffen en te onderhouden maar je schaft een abonnement op de programma’s aan.

Deze worden automatisch geüpdatet dus daar hoef je je ook geen zorgen om te maken. Plus de online opslag in de cloud is natuurlijk ook fijn. Zo kun je locatie onafhankelijk werken aan bijvoorbeeld een presentatie in PowerPoint.

 

2. Google G-suite

Een andere complete tool set is G-suite van Google. Deze tool set heeft ongeveer dezelfde functionaliteiten. Je kunt per account een mailbox beheren en documenten, spreadsheets en presentaties maken. Ook kun je online opslagruimte gebruiken.

Wat een voordeel kan zijn van Gsuite ten opzichte van Office 365, is dat je met meerdere personen tegelijk in hetzelfde online bestand kunt werken. Bij G-suite neem je een abonnement met een vast bedrag per maand per medewerker, en je gebruikt de programma’s volledig online. Je hoeft dus niets zelf te installeren op je server. De updates worden automatisch uitgevoerd, daar heb je dus helemaal geen omkijken naar.

 

Chat applicaties

 

 

3. Matter-most app

Mattermost geeft je de mogelijkheid om te chatten en videochatten. Ook kun je je scherm-delen met anderen. Het is een veilige oplossing voor verschillende branches en je kunt het integreren met verschillende andere programma’s en apps.

4. Slack

Met Slack kun je gesprekken voeren in speciale ‘ruimtes’ die kanalen worden genoemd. In plaats van dat je vanuit je mailbox werkt in allerlei projecten door elkaar, worden de kanalen hier geordend op team, project of onderwerp. Zo kun je gemakkelijk kiezen wat de meeste prioriteit heeft. Met deze tool voor online samenwerking kun je gemakkelijk zien wat de status van projecten/taken is van zowel jezelf als je collega’s. 

5. Microsoft teams (office 365)

Met Microsoft Teams kun je gebruik maken van de web versies van Word, Excel, PowerPoint en OneNote in Teams. Tevens kun je bestanden opslaan in de cloud en gebruik maken van diverse chat functionaliteiten.

 

Video conference

 

6. Zoom

Met Zoom kun je online vergaderen. Wanneer je regelmatig op verschillende locaties werkt is het handig om middels online vergaderingen elkaar te kunnen ontmoeten. Of wanneer jouw bedrijf regelmatig cursussen geeft, kan dat met Zoom helemaal online. Zo hoef je niet te reizen en kun je toch op een professionele manier kennis delen. 

 

7. Google Hangouts 

Met Google Hangouts kun je online vergaderen met maximaal 10 personen. Wil je jouw  kennis delen met de hele wereld, dan kun je gebruik maken van Hangout On Air. Daarmee kun je een webinar of uitzending delen via je Google+ account, website of YouTube. Wanneer je klaar bent wordt de uitzending of webinar direct op jouw YouTube kanaal geplaatst als je dat wilt.  

 

8. GoToMeeting

Werk samen aan projecten via GoToMeeting. Je kunt met deze tool online vergaderen, bureaublad delen en videoconferenties houden. Zo maak je eenvoudig contact met klanten en collega’s.

 

9. Skype

Skype is al populair onder vele gebruikers. Je kunt ermee bellen in audio en video. Ook kun je chatten met Skype, zowel via je telefoon als op de laptop of computer. Je kunt ook opnames maken van de video-chats en je kunt je scherm delen in de chat. 

 

10. Webex

Webex heeft eigenlijk twee functionaliteiten, namelijk Webex Meetings en Webex Teams. Bij de Webex Meetings kun je eenvoudig online vergaderingen houden en je scherm delen met de anderen. Met Webex Teams kun je online samenwerken door het delen van bestanden, door te chatten en online te vergaderen. 

 

Projectmanagement tools

 

 

11. Monday

Met Monday krijg in een overzichtelijk dashboard te zien wat je vandaag te wachten staat en hoe de verschillende projecten lopen. Doet iedereen nog wat hij moet doen, en loopt alles op rolletjes? Of zijn er een paar mensen die hun deadlines hebben gemist? Klik door op de verschillende onderdelen van jouw dashboard of ga direct naar een bepaald project. Je kunt gemakkelijk deadlines bijstellen zodat je niet voor verassingen komt te staan. Ook werkt Monday samen met diverse andere tools. 

 

 

12. Teamwork

Met Teamwork verdeel je de taken op basis van bijvoorbeeld het aantal uren dat elke medewerker beschikbaar is voor werk. Zo kun je iemand op meerdere projecten zetten en meerdere taken geven, zolang het maar niet boven de 100% uitkomt. Want dan weet je bij voorbaat al dat het doel niet gehaald wordt.

Ook kun je gebruik maken van sjablonen. Bijvoorbeeld elke keer wanneer je een nieuw project opstart heb je dezelfde taken. Daarvoor maak je dan een sjabloon en je hoeft het niet allemaal handmatig in te voeren. Ook werkt Teamwork met overzichtelijke dashboards en kun je verschillende andere tools koppelen. 

 

13. Asana

Door middel van een tijdlijn geeft Asana een heel goed overzicht van de lopende projecten. Je hebt direct inzicht wanneer iemands taak uitloopt waardoor een ander in de problemen kan komen, en kunt dus snel schakelen.

Naast een tijdlijn kun je ook voor een dashboard kiezen, dat eruitziet als takenlijstjes opgedeeld in verschillende fases. Het is mogelijk om analyses te maken van de werkdruk van teams. Er zijn verschillende automatiseringsmogelijkheden en ook is Asana te koppelen met andere tools. 

 

14. Trello

Trello is een projectmanagement tool waarbij je per project een bord aan kunt maken dat eruitziet als een prikbord met taken lijstjes met verschillende fases. Ook is Trello te koppelen met andere tools.  

 

15. HUB Planner 

Met deze tool krijg je makkelijk een helicopterview over al je projecten. Het is een echte planningstool die middels tijdschema’s, projectmanagement en rapportages overzicht en transparantie biedt over alles wat er moet gebeuren. Je kunt zelfs eenvoudig vakanties managen en plannen met je team.

 

16. TimeChimp

Het registreren van gewerkte uren kan een hele klus zijn. Maar met TimeChimp wordt het een stuk eenvoudiger. Het is een simpele tool om uren te registreren, en je kunt ook uitgaven en ritten registreren zodat je de hele administratie compleet hebt. TimeChimp is te koppelen met diverse andere tools zoals bijvoorbeeld Moneybird, AFAS en Twinfield.

 

17. Basecamp

Basecamp is een projectmanagement tool waarin verschillende onderdelen van een project samenkomen: berichtenborden, taken, schema’s, documenten, bestandsopslag, realtime groep chat en automatische statusupdates. Zo ben je nooit meer iets kwijt en weet je precies hoe het project ervoor staat. Ook deze tool kun je koppelen met andere handige tools. 

 

18. Wrike

Met Wrike manage je niet alleen je werk projecten, maar deze tool biedt ook ruimte voor je persoonlijke planning. Zo houdt je je team projecten gescheiden van je eigen (overige) to do’s. Ook manage je eenvoudig document versies doordat de tool bijhoudt in welke versie je aan het werk bent. 

 

19. Teamviewer

Met teamviewer kan een collega of externe partij, nadat jij dit hebt goedgekeurd, op afstand jouw desktop overnemen om beheer en onderhoud uit te voeren. Dit wordt voornamelijk in de ICT gebruikt. Wanneer je bijvoorbeeld een probleem met de computer hebt kan iemand anders dit op afstand voor je oplossen. 

 

Online bestanden delen

 

 

 

20. Dropbox

Wanneer je bestanden wil delen met een externe partij, kan dit gemakkelijk via Dropbox. Je maakt een account aan en geeft de juiste mensen rechten voor bepaalde projectmappen. Daarin kun je alle documenten plaatsen die nodig zijn voor het project. Je kunt er altijd bij, omdat het in de cloud (online) staat opgeslagen. Ook wanneer je bestanden wil delen die te groot zijn voor in een mail, is Dropbox een goede oplossing.

 

21. Wetransfer 

Er wordt nog heel wat gemaild in Nederland, maar soms loop je tegen het probleem aan dat je een te groot bestand hebt dat niet in een mailtje past. Of dat je veel bestanden wil delen waardoor je dit via meerdere mailtjes zou moeten versturen. Met Wetransfer upload je de bestanden en stuur je ze via een mailtje of linkje door naar degene die ze moet ontvangen. Dit kunnen grote foto’s zijn, of filmpjes of een hele map met documenten. 

 

22. Onedrive

OneDrive van Microsoft is een dienst van Windows Live waarmee je bestanden kunt op slaan in de cloud. Het lijkt op Dropbox. Je kunt de bestanden opslaan, openen en downloaden via internet. Ook kun je bestanden gemakkelijk delen met anderen, door toegang te geven tot bepaalde mappen.

 

23. Nextcloud

Samenwerken aan documenten, deze delen en verzenden, werken aan email en agenda plus videochatten, dit kan allemaal met Nextcloud. Deze samenwerkingstool wordt op jouw eigen on-permise server gezet waardoor je de voordelen van online samenwerking hebt en geen compliance en beveiligingsrisico’s loopt.

Beter online samenwerken vereist een goede online omgeving

Tools om online samenwerken zijn razend populair en er komen daarom ook telkens nieuwe tools bij. Heel interessant natuurlijk voor een onderneming, maar let wel op dat het online samenwerken veilig verloopt. Beveiligingslekken en gegevens die op straat liggen zijn tenslotte ook aan de orde van de dag. Er zijn bovendien altijd situaties die vragen om een maatwerk oplossing. Neem contact op en we bespreken graag jouw persoonlijke wensen.