ICT beheer uitbesteden of zelf doen? Voordelen en nadelen op een rij

Waarom ICT uitbesteden?

ICT vraagstukken zijn zeer uiteenlopend en daarom is er brede kennis nodig op meerdere vakgebieden en facetten binnen de ICT. Het kan bovendien veel tijd kosten om het ICT systeembeheer zelf uit te voeren.

Je kunt ervoor kiezen om jouw ICT volledig uit te besteden of om alleen de moeilijkste of meest tijdrovende processen uit te besteden door specialisten in te huren voor bepaalde taken.

ICT in eigen beheer

Wanneer je jouw ICT in eigen beheer wilt houden, neem je personeel aan om jouw ICT te verzorgen. Deze ICT’ers zijn de hele dag bezig om alles op rolletjes te laten lopen, storingen op te lossen en alle processen en data te beheren en controleren.

De voordelen van ICT in eigen beheer

• Je hebt het gevoel meer controle te hebben omdat alles ‘binnenshuis’ gebeurt.
• Er zijn korte lijnen wat de communicatie gemakkelijker maakt.
• Wanneer er vragen zijn, kunnen collega’s binnenlopen bij de ICT afdeling.
• Wanneer er een probleem is kan de ICT collega snel en eenvoudig naar een collega lopen om het probleem direct op te lossen.

De nadelen van ICT in eigen beheer

• Het is een must om het kennisniveau van de ICT afdeling op peil te houden, waarvoor scholing nodig is en blijft.
• Wanneer je 1 persoon voor de gehele ICT in dienst neemt, ben je erg afhankelijk van hem/haar. Wanneer deze persoon ziek is of met vakantie gaat kan dat voor problemen zorgen.
• Je hebt extra personeelskosten wanneer je iemand in dienst neemt voor ICT beheer.
• Je moet veel vertrouwen hebben in de ICT medewerker. Als hij/zij zegt dat een bepaalde oplossing voor een probleem het best is, moet je hierop vertrouwen. Je kunt minder goed verschillende oplossingen vergelijken.
• Binnen de ICT heb je veel kennisgebieden. Het is onwaarschijnlijk dat een ICT medewerker kennis van alle gebieden heeft.
• Als je je ICT uitbesteedt kan het beheer – en de kosten die daarmee gemoeid zijn- meegroeien (en krimpen) met je bedrijf.

Kosten ICT in eigen beheer

Wanneer je een ICT medewerker aanneemt komen daar natuurlijk kosten bij kijken. Denk aan de salariskosten en de kosten voor een werkplek op kantoor.

Bovendien is het noodzakelijk dat deze medewerker goed geschoold is en blijft, waardoor je scholingskosten hebt. Ook wanneer de medewerker ziek is, heb je de reguliere kosten plus kosten om hem of haar te vervangen.

ICT beheer uitbesteden

Er zijn genoeg redenen te bedenken waarom je jouw ICT beheer zou willen uitbesteden. De meest voorkomende redenen zijn dat er geen kennis is binnen het bedrijf om ICT beheer zelf te verzorgen of er is simpelweg geen personeel of geen tijd om het zelf te doen.

Wanneer je besluit om het ICT beheer uit te besteden is het belangrijk om goede afspraken te maken over wie waar verantwoordelijk voor is, hoe snel er gereageerd moet worden, wat de oplossingstijd is, welke escalatieniveaus en veiligheidsrichtlijnen gelden en op welke basis er gemonitord wordt.

Voordelen ICT beheer uitbesteden

Onderstaande voordelen zijn op basis van de dienstverlening die we bij Nieuwenborg leveren. We kunnen uiteraard niet spreken voor andere leveranciers.

• Je kunt duidelijke afspraken maken en garanties krijgen.
• Door middel van een SLA (Service Level Agreement ofwel serviceniveau-overeenkomst) weet je precies wat je kunt verwachten omdat hierin duidelijk de afspraken worden vastgelegd.
• Het is vaak goedkoper dan iemand in dienst nemen. Zeker voor MKB en kleinere ondernemingen.
• Binnen een ICT bedrijf werken mensen met kennis op verschillende gebieden waardoor je een breed en hoog kennisniveau tot je beschikking hebt en bovendien veel ervaring.
• De veiligheid wordt gewaarborgd door middel van verschillende certificaten.
• Indien gewenst kun je gebruik maken van een 24/7 storingsdienst.
• Je hebt één aanspreekpunt voor alle ICT gerelateerde vragen.
• Er is een constante externe monitoring van incidenten, issues en de prestaties.

Nadelen van het uitbesteden van ICT beheer

• Het uurtarief is hoger dan dat van een ICT medewerker in dienst.
• Je bent afhankelijk van de ICT partij wanneer je zelf geen ICT medewerker in dienst hebt. Dit vinden sommige mensen geen veilig gevoel.
• Bij sommige ICT bedrijven heb je een helpdesk die voor frustraties kan zorgen maar dat hoeft (bij een goede partij) niet zo te zijn.
• Sommige ICT bedrijven bieden geen on-site support of pas na enkele dagen. Vraag hiernaar bij je ICT-dienstverlener.

Wat past bij jou?

We hebben je verteld over de mogelijkheden en verschillen bij het ICT beheer zelf regelen of uitbesteden. Beide oplossingen hebben voor- en nadelen en vanzelfsprekend zijn er kosten aan verbonden.

Je kunt natuurlijk ook een combinatie maken van beide opties. Je neemt dan iemand in dienst om de meest voorkomende ICT vraagstukken op te lossen en daarnaast heb je voor de moeilijke issues een vast aanspreekpunt in de vorm van een persoonlijk contact bij een extern bedrijf.

Ook kan er tegenwoordig steeds meer geautomatiseerd worden. Updates en patches kunnen standaard uitgevoerd worden. Hier hoeft jouw ICT medewerker hier niet naar om te kijken. Bijvoorbeeld wanneer je kiest voor werken in de cloud.

Wat kost ICT beheer uitbesteden?

Wanneer je besluit je ICT beheer (deels) uit te besteden dan wordt er gewerkt met een contract. Daarin spreek je af of er gewerkt wordt op uurbasis, op projectbasis of tegen vaste kosten per maand. Ook wordt een SLA (Service Level Agreement) gemaakt waarin staat beschreven wat wel en wat niet bij de dienstverlening is inbegrepen. Zo weet je heel duidelijk waar je aan toe bent.

Wil jij een indicatie hoeveel het uitbesteden van je ICT kost per maand per gebruiker? Gebruik dan onze ICT Kosten Calculator.

ICT uitbesteden bij Nieuwenborg

Wil je jouw ICT beheer uitbesteden? Nieuwenborg is je graag van dienst met verschillende oplossing omtrent cloud, on-premise, open source, voip, etc. We zouden je graag meer informatie geven over alle mogelijkheden in een een uitgebreid adviesgesprek. Neem vrijblijvend contact met ons op.