Cloud computing voor het MKB: alles wat je moet weten over ‘de cloud’

Wat is de cloud?

Werken in de cloud betekent niets anders dan online werken. Je kunt werken aan bestanden, werken met programma’s en alles opslaan via het internet. Het is hierbij niet zo dat je continue internet nodig hebt.

Wanneer je offline bent worden de bestanden tijdelijk op je pc opgeslagen en wanneer er weer internet is wordt alles weer met de cloud gesynchroniseerd. Voorbeelden van cloud diensten zijn Office365, Facebook en Gmail. 

Werken via de cloud heeft vele voordelen en zeker voor het MKB kan het interessant zijn om (deels) over te stappen naar werken in de cloud.

Public vs private cloud

Er zijn diverse manieren om in de cloud te werken. Het belangrijkste onderscheid tussen verschillende oplossingen is het verschil tussen een public en een private cloud.

Wanneer we het hebben over een public cloud, bedoelen we een clouddienst die door verschillende organisaties gebruikt wordt. Een goed voorbeeld hiervan is Google Drive. Je slaat gegevens op in de cloud van Google, die wereldwijd door ruim 800 miljoen mensen wordt gebruikt.

Een private cloud daarentegen is een clouddienst, waarvan de hardware exclusief voor jouw organisatie wordt gebruikt.

Welke cloud past bij jouw bedrijf? Onze gratis Cloud Keuzehulp helpt je de juiste keuze maken

Voordelen voor het MKB

Het werken in de cloud heeft veel voordelen. Het is schaalbaar, snel, stabiel, toekomstbestendig en veilig. Ook kun je dankzij cloudoplossingen plaats onafhankelijk werken. We hebben hieronder alle voordelen op een rijtje gezet.

1. Totaaloplossing

Bekijk eens goed welke software en diensten je op dit moment afneemt en kijk of hier een totaaloplossing voor te bedenken is. Zo kun je loshangende elementen in jouw IT structuur samenvoegen. Dit is vaak ook veiliger en het werkt makkelijker en sneller.

2. Stabiel en snel

Werken in de cloud brengt zekerheid met zich mee, er wordt namelijk redundant gewerkt. Redundantie betekent feitelijk dubbel uitgevoerd.

Met andere woorden, wanneer er redundant gewerkt wordt (door de cloud-hosting partij), worden er componenten dubbel uitgevoerd waardoor je geen last ondervindt als er iets uitvalt. Jij hoeft hier zelf niets voor te doen, dit is iets wat door het cloud-hosting bedrijf geregeld wordt.

Waar je ook niets voor hoeft te doen, zijn alle investeringen in kwaliteit en hardware. Deze worden ook voor je geregeld zonder dat je hier extra voor hoeft te betalen. Kortom, werken in de cloud zorgt voor stabiliteit en snelheid.

3. Onafhankelijk van tijd en plaats

Omdat je alles wat je nodig hebt via het internet kunt oproepen is het makkelijk om plaats onafhankelijk en 24 uur per dag te werken. Bijna overal waar je komt is internet beschikbaar.

Is er een keer geen internet beschikbaar? Dan kun je offline werken en synchroniseer je later weer met de cloud. Je bent dus niet langer afhankelijk van jouw vaste werkplek op kantoor maar je kunt werken waar en wanneer je maar wilt. Dit is handig voor bedrijven waarvan het personeel veel onderweg is.

Ook is het in de cloud eenvoudig om samen te werken aan projecten en documenten. Iedereen heeft toegang tot de benodigde informatie en er hoeven geen versies meer te worden opgeslagen.

Als iemand in een bestand aan het werken is krijgt de ander daar een melding van, het bestand staat als het ware ‘op slot’. Zo hoef je geen versies meer bij te houden en heb je altijd één actueel bestand.

4. Schaalbaar

Het werken met de cloud is heel schaalbaar. Je kunt eenvoudig extra medewerkers toegang geven tot data, diensten en opslagruimte en wanneer dit niet meer nodig is kun je dit ook weer eenvoudig terugschalen. Je betaalt ook alleen voor wat je gebruikt.

Omdat werken in de cloud zo schaalbaar is, kun je er ook voor kiezen om geleidelijk over te stappen naar werken in de cloud. Heb je bijvoorbeeld nieuwe software nodig? Koop dan niet iets dat je op jouw server moet installeren maar kies voor SaaS (Software as a Service) in de cloud.

5. Kostenbesparing

Je weet vooraf duidelijk welke services je afneemt en wat de kosten zijn. Zo kun je de vaste kosten gemakkelijk opnemen in de begroting. Je kunt eventueel werken met een bedrag per medewerker per maand maar dat hoeft niet. Je hebt geen dure specialisten of licenties nodig omdat alles is inbegrepen en ook (veiligheids-)updates worden automatisch doorgevoerd.

6. Backup in de cloud

Bestanden in de cloud zijn altijd en overal beschikbaar. In tegenstelling tot een externe harde schijf of usb stick, kan deze opslag niet beschadigd raken. Daarom kiezen veel bedrijven voor een backup in de cloud.

Je zou ook voor een combinatie kunnen kiezen, waarbij je zowel in de cloud werkt als on-premise (lokaal). Zo heb je zekerheid dat je kunt werken wanneer er een grote internetstoring is maar je weet ook zeker dat je bestanden veilig staan wanneer er iets met de lokale server gebeurt.

7. Toekomstbestendig

Werken zoals we dat op dit moment doen gaat echt veranderen. Personeel wil steeds flexibeler werken, thuiswerken, locatie-onafhankelijk werken en werken wanneer het hem of haar uitkomt. Op kantoor werken van 09:00 tot 17:00 uur zal steeds minder de norm worden.

Daarom is het belangrijk om je IT zó in te richten, dat deze nieuwe manier van werken eenvoudig gefaciliteerd kan worden. Door middel van alle voordelen van de cloud zoals je hierboven hebt gelezen maak je het voor jezelf en jouw medewerkers een stuk makkelijker om toekomstgericht en flexibel te werken.

Naast het locatie-onafhankelijk werken is een ander groot voordeel van de cloud dat de systemen en software altijd up-to-date zijn zonder dat jij daar iets extra’s voor hoeft te doen. Je bent dus altijd voorzien van de laatste versies van programma’s en software en daardoor nóg meer toekomstbestendig.

Hoe veilig is de cloud?

Een veelgehoord tegenargument van werken in de cloud is, dat het onveilig zou zijn. Je hoort steeds vaker over hacks van de cloud. Dit gaat dit meestal over public clouds. Maar hoe veilig is jouw huidige IT infrastructuur eigenlijk? Hoe goed is jouw huidige IT infrastructuur bijvoorbeeld beveiligd tegen brand, diefstal en crashes?

Werken in de cloud is niet per definitie onveilig. Wil je een veilige cloudaanbieder kiezen? Check dan op onderstaande punten:

• Je zou kunnen kiezen voor een private cloud wanneer je bijvoorbeeld met gevoelige data werkt.
• Worden patches uitgevoerd en bijgehouden door je cloudaanbieder, of moet je dit zelf doen?
• Een cloudprovider die ISO certificering bezit, geeft jouw meer zekerheid en veiligheid. 
• Is er een centrale beheer-tool en heb je inzicht in de mensen die toegang hebben? 
• Er wordt meestal redundant (dubbel) gewerkt waardoor er geen gevolgen zijn van eventuele uitval van servers of verbindingen. Wanneer je hierover twijfelt, vraag dan een schematische weergave van hun cloudoplossing.

Lees ook het blog ‘Cloud beveiliging: 8 tips voor het veilig werken in de cloud’

De beste Cloud oplossing voor jou

Iedere onderneming is uniek. Voor het ene bedrijf is snelheid en schaalbaarheid belangrijker, voor het andere bedrijf beveiliging. Waar kijk je naar als je een keuze gaat maken voor de beste cloud oplossing? En hoe zorg je ervoor dat je geen misstap begaat? Om je te helpen hebben we de“Cloud Keuzehulp: Vind de beste cloudoplossing voor jouw bedrijf”opgezet, zodat je niets over het hoofd ziet.

We geven je ook graag direct informatie over de juiste cloud oplossing voor jouw bedrijf. Neem dan contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.