Flexwerkplek inrichten: Voordelen, nadelen + tips

Wat is een flex werkplek?

Wat houdt een flexwerkplek precies in? Een flexibele werkplek stelt je medewerkers in staat zelf te bepalen waar zij hun werkzaamheden uitvoeren. Het traditionele beeld van een eigen bureau en pc op kantoor verdwijnt daarmee. 

Medewerkers hoeven niet langer van 9 tot 5 achter hun bureau te zitten. Juist niet. Er wordt van hen verwacht dat zij werkzaamheden uitvoeren op een plek waar dat het beste kan. Dat kan op kantoor zijn. Waar je een rapportage schrijft in een stilteruimte, je ideeën uitwisselt in de brainstorm area en een teamoverleg bijwoont in de vergaderruimte. Of je werkt vanuit huis of een externe locatie. 

Het inrichten van flex werkplekken vraagt dus om flink wat flexibiliteit. Je wilt dat medewerkers op ieder moment en vanaf iedere willekeurige locatie de mogelijkheid hebben om hun werkzaamheden uit te voeren. Is dat de moeite waard?

Waarom een flex werkplek?

De introductie van het ‘nieuwe werken’ en meer recent COVID-19 hebben ons laten inzien dat het steeds eenvoudiger is om flexibel te werken. Waar dan ook ter wereld. Medewerkers hoeven niet langer over een eigen bureau te beschikken om hun werk gedaan te krijgen. 

Een inzicht dat voor- en nadelen met zich meebrengt.

Voordelen

• Flexwerken verhoogt de productiviteit van medewerkers.
• Medewerkers hebben meer vrijheid om hun werk-privébalans in te richten. 
• Een nieuwe kantoorinrichting maakt ontmoetingen, interactie, samenwerkingen en de mogelijkheid om van elkaar te leren eenvoudiger. Ook teamoverstijgend.
• Met de komst van verschillende tools en apps is het makkelijker geworden om met collega’s op afstand werken. Iedereen kan daardoor een stuk flexibeler en efficiënter samenwerken. 
• Je bespaart kosten doordat je minder vaste werkplekken nodig hebt.
• Een innovatieve kantoorruimte heeft een positief effect op het geluksgevoel van medewerkers en hun betrokkenheid.

Nadelen

• Open kantoorruimtes kunnen voor geluidsoverlast zorgen. Zorg voor voldoende plekken waar medewerkers kunnen werken zonder afleiding.
• Kijk goed hoeveel fysieke werkplekken je nodig hebt. Een tekort wekt irritatie op, een overschot zorgt ervoor dat medewerkers een eigen plek gaan claimen.
• Verminderde bereikbaarheid van medewerkers. Maak duidelijke afspraken over de aanwezigheid op kantoor en de bereikbaarheid van collega’s om dit te voorkomen.
• Medewerkers ervaren een gebrek aan privacy. Dit hoeft geen probleem te zijn bij een juiste kantoorinrichting. 
• In sommige situaties kan flexwerken voor een verminderde werk-privébalans bij medewerkers zorgen. Het helpt om afspraken te maken over werktijden en verantwoordelijkheid.

Hoe richt je de ideale flexwerkplek in?

Een ideale flexwerkplek voorziet in de behoeften van medewerkers en biedt voordelen voor de werkgever. Dat is wat je wil. En om dat te bereiken focus je op twee aspecten. Bepaal het doel en de benoem hierbij de aandachtspunten.

Wat is je doel?

Het inrichten van flexwerkplekken start bij het doel. Die bepaalt namelijk hoe het kantoor eruit komt te zien. En eventueel de thuiswerkplek. Voor welke werkzaamheden wordt het kantoor of de thuiswerkplek gebruikt? Wat zijn de behoeftes van medewerkers? Hoeveel mensen komen er dagelijks naar kantoor? Hoe wordt de kantoorruimte verdeeld? 

En wat betekent dat voor je ICT omgeving? Welke apparatuur stelt medewerkers in staat om efficiënt en productief op afstand te kunnen samenwerken? En welke software, tools en apps? Denk bijvoorbeeld aan Microsoft Teams en OneDrive. 

Wat zijn aandachtspunten om op te letten?

Benoem welke punten invloed hebben op het laten slagen van het doel. Daarbij kun je denken aan: 

• Hoe voorkom je geluidsoverlast in een kantoortuin? 
• Welk meubilair is geschikt om gezond werken te ondersteunen? 
• En vanuit ICT oogpunt: hoe zorg je dat iedereen snel toegang heeft tot internet? Hoe waarborg je de veiligheid? Hoe houd je devices en werkplekken up-to-date?

5 tips voor een efficiënte werkplek

Om jouw overstap naar deze nieuwe manier van werken te laten slagen, geven we nog 5 tips voor het creëren van een efficiënte werkplek.

#1 Vraag medewerkers om input

Hoe zien medewerkers de ideale werkplek voor zich? Vraag het ze. Vooraf. Maar ook zeker als mensen al gewend zijn aan de nieuwe situatie. Je wilt natuurlijk dat jouw medewerkers fijn kunnen werken. En zo productief en efficiënt mogelijk.

#2 Train je medewerkers

Geef een goede introductietraining over het nieuwe werken. En dan niet alleen over hoe de systemen werken, maar ook hoe medewerkers zo efficiënt mogelijk op een andere locatie kunnen werken. Maak afspraken met elkaar over het gebruik van de nieuwe kantoorruimtes en over hoe je elkaar kunt bereiken.

#3 Geef prioriteit aan beveiliging 

Zorg voor een goede beveiliging van je ICT omgeving. En maak medewerkers bewust van mogelijke gevaren bij virtueel werken. Denk aan thema’s als het gebruik van openbare wifi-netwerken en omgang met data. Zorg er bijvoorbeeld voor dat niemand bestanden lokaal opslaat op zijn eigen laptop of computer. Zo voorkom je dat gegevens verloren gaan. 

Denk ook encryptie en beveiliging voor apparaten die buiten kantoor worden meegenomen. En natuurlijk is het belangrijk om verbindingen met de cloud en servers zou goed mogelijk te beveiligen. Voor het beveiligen van virtuele werkplekken kun je denken aan tweestapsverificatie. Na het opgeven van een wachtwoord wordt er dan een code naar de smartphone verstuurd. Die code voer je vervolgens in om toegang te krijgen tot de virtuele werkplek. 

#4 Stel een helpdesk beschikbaar

Zorg dat je medewerkers toegang hebben tot een helpdesk. Je wilt voorkomen dat medewerkers bijvoorbeeld ’s ochtends problemen hebben met inloggen en niet direct geholpen kunnen worden. Een helpdesk tackelt deze problemen.   

#5 Zorg voor back-ups

Op afstand samenwerken vraagt om een goede beveiliging van data en bestanden. Zorg dat er regelmatig een online back-up wordt gemaakt. Bijvoorbeeld via de cloud. Mocht er iets misgaan, dan kun je hier altijd op teruggrijpen. Maak de kans op menselijke fouten ook kleiner door te bepalen wie toegang heeft tot welke data.  

ICT uitbesteden? Bereken jouw prijs 

Als ICT experts weten we als geen ander hoe we jou kunnen ondersteunen bij het inrichten van flex werkplekken. Samen kijken we wat jouw bedrijf nodig heeft. Van cloudoplossingen tot aan het beveiliging van je ICT omgeving. Wil je weten wat ICT uitbesteden jouw kost? Met onze kosten calculator bereken je direct jouw per medewerker per maand!