Implementatieplan voor ICT [Stappenplan + Voorbeeld]

Wat is een ICT implementatieplan?

Een implementatieplan voor ICT is een plan waarin je je voorbereid op het implementeren van een nieuw ICT product/dienst binnen jouw organisatie.  

Wanneer je op succesvolle wijze nieuwe ICT software/hardware wil gaan gebruiken, zal je eerst meerdere stappen moeten doorlopen in het implementatieproces. Dit verhoogt de kans op een succesvolle realisatie!

ICT implementatie Stappenplan 

Je hebt besloten dat je organisatie toe is aan vernieuwing op het gebied van ICT. Daarom wil je graag een nieuwe IT oplossing implementeren. 

Nu wil je er natuurlijk voor zorgen dat deze ICT oplossing succesvol en met tevredenheid gebruikt gaat worden binnen je organisatie. 

Het is van groot belang dat alle werknemers binnen je organisatie tevreden zijn over de door jou gekozen oplossing. Om dit te bereiken dien je een aantal stappen te doorlopen. 

Stap 1: Bereid je voor

Ten eerste ga je jouw organisatie voorbereiden op de nieuwe implementatie. Maar hoe bereiden jullie je hierop voor? Iedere organisatie is immers anders als het gaat om de cultuur en de huidige IT die gebruikt wordt.

Ga daarom in gesprek met je collega’s die te maken krijgen met de nieuwe ICT oplossing. Zo zorg je ervoor dat ook jouw collega’s inspraak hebben en zich gehoord voelen. Zij zullen hoogstwaarschijnlijk minder verstand hebben van IT én hier minder affiniteit mee hebben. Probeer hen dus op eenvoudige en begrijpbare wijze te ondersteunen en warm te maken voor de implementatie.

Een succesvolle ICT implementatie is pas mogelijk wanneer voldoende mensen in je organisatie mee worden genomen in het proces en hierover tevreden zijn. Zo creëer je draagvlak.

In deze stap bepaal je ook welke implementatiemethode je gebruikt. Ga je de implementatie in één keer doen of kies je voor een meer geleidelijke implementatie? 

Kies er bijvoorbeeld voor om initieel een kleine testgroep te betrekken bij de implementatie. Of kies ervoor om in één keer al je collega’s te betrekken bij het proces. Een andere mogelijkheid is om de IT oplossing niet in zijn geheel te testen, maar per functionaliteit. 

Stap 2: Start het adoptieproces

Voortbordurend op de eerste stap zal je je collega’s verder moeten laten wennen aan de aankomende implementatie.

Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat medewerkers ook daadwerkelijk gebruik gaan maken van de nieuwe ICT oplossing? 

Je zorgt ervoor dat je collega’s gebruik gaan maken van de nieuwe oplossing door hen steeds kleine stukjes informatie te geven. Hierin leg je de voordelen van deze oplossing uit.

De voordelen zijn natuurlijk anders per afdeling en per persoon. Houd dus rekening met de specifieke behoeftes van je collega’s. Ga per persoon na hoe je hem of haar kunt overtuigen. Sommige collega’s vindt bijvoorbeeld veiligheid van gegevens belangrijk. Terwijl anderen snel, makkelijk en op afstand samenwerken belangrijk vinden.  

Door je collega’s de voordelen te laten inzien motiveer je ze om met de nieuwe oplossing aan de slag te gaan! 

Stap 3: Train je collega’s 

Jij als expert op het gebied van ICT hebt misschien weinig moeite met overschakelen naar een nieuwe IT oplossing, maar er zijn ook collega’s die minder bedreven zijn in het IT werkveld. Het is daarom van belang dat jij hen hierin ondersteunt en traint. Je kunt hiervoor ook een extern bureau inschakelen. 

Leer je collega’s bijvoorbeeld hoe ze in de cloud werken of hoe zij gebruik maken van een nieuw open source systeem.

Stap 4: Test en implementeer geleidelijk

Als het goed is heb je er in de vorige stappen voor gezorgd dat je collega’s enthousiast zijn over de nieuwe IT oplossing. Je hebt ze er al een aantal keer kennis mee laten maken. Nu ga je de daadwerkelijke implementatie uitvoeren. 

Zorg ervoor dat je tijdens deze periode actief zichtbaar bent binnen je organisatie en help collega’s met eventuele vragen. 

Stap 5: Monitor en analyseer

Je organisatie maakt nu gebruik van de nieuwe IT oplossing, maar hiermee ben je nog niet klaar met het implementatieproces.

Ga in deze fase in gesprek met collega’s en vraag of ze tevreden zijn. Hebben zij bijvoorbeeld nog extra training nodig? Onderzoek wat er goed en wat er juist minder goed is gegaan in het proces en stuur waar nodig bij. 

Implementatieplan ICT voorbeeld

De eerder genoemde stappen met bijbehorende verdieping geven je een goed beeld van hoe je een succesvolle ICT implementatie uitvoert. 

Echter zijn er nog meer gedetailleerde stappen te onderscheiden binnen deze eerder genoemde vijf stappen. Heb je interesse in een zo gedetailleerd mogelijk voorbeeld van hoe een ICT implementatieplan er in de praktijk uit ziet? Hieronder vind je een voorbeeld: 

Conclusie

Hopelijk helpt dit artikel je om een succesvolle en toekomstbestendige ICT implementatie te realiseren waar jij én al je collega’s enthousiast van worden! 

Wil je het gehele proces van ICT implementatie zelf uitvoeren of heb je professionele hulp nodig? Wij van Nieuwenborg helpen je graag bij dit proces. Neem contact met ons op voor vrijblijvend advies.